Une soumission publique se gagne rarement sur le prix seul, et se perd souvent pour une pièce oubliée. Ce guide suit l'ordre dans lequel une entreprise de construction romande prépare une offre, de l'avis publié sur simap jusqu'au dépôt, avec les pièges qui font exclure une offre sans même qu'elle soit notée.
1. Trouver les marchés qui vous concernent
Les marchés des cantons et des communes ne sont publiés sur simap qu'au-dessus de certains montants: dès 250'000 CHF pour le second œuvre et les services, dès 500'000 CHF pour le gros œuvre (les seuils en détail). En dessous, l'adjudicateur invite qui il veut. Les avis paraissent chaque jour ouvrable; une alerte par métier et par canton vous évite de passer à côté (les appels d'offres ouverts aujourd'hui).
2. Décider d'y aller, avant d'y passer trois jours
Avant de télécharger quoi que ce soit, vérifiez quatre choses dans l'avis:
- Les conditions d'aptitude: spécialisation exigée, chiffre d'affaires minimal, certifications. Une seule condition non remplie et l'offre est écartée.
- Les références: combien, de quel montant et de quel âge (souvent 3 références de moins de 5 à 10 ans).
- Les attestations: elles doivent être récentes, de moins de trois à six mois selon le canton (la liste habituelle).
- Le délai: en Suisse romande, il s'écoule en moyenne 41 jours entre la publication et la remise. Une offre complète demande en général deux à trois jours de travail.
3. Télécharger le dossier et poser vos questions
Le dossier se télécharge sur simap avec un compte de soumissionnaire, gratuit (créer son compte). Inscrivez dans votre agenda le délai des questions et la visite des lieux: une visite obligatoire manquée exclut l'offre. Les réponses aux questions sont publiées pour tous et font partie du dossier.
4. Lire le dossier sans rien manquer
Un dossier compte souvent plusieurs centaines de pages: cahier des charges, conditions générales et particulières, série de prix, annexes, plans. Relevez au minimum:
- la date et l'heure de remise, la forme exigée (papier, clé USB, dépôt sur simap) et l'adresse;
- les critères d'adjudication et leur poids: le prix pèse souvent 40 à 70 % pour des travaux standard, le reste se joue sur l'organisation, les personnes clés et les références (les critères expliqués);
- la liste complète des pièces à rendre, dans l'ordre demandé;
- les conditions qui éliminent une offre, souvent dispersées dans plusieurs documents.
5. Préparer les pièces dans le bon ordre
Commencez par ce dont tout le reste dépend:
- Les prix: la série de prix, puis la récapitulation, puis la page de titre qui reprend le montant. Depuis l'AIMP 2019, les prix ne se négocient plus après l'ouverture des offres: ils doivent être justes du premier coup.
- Les annexes du Guide romand: les mêmes modèles dans les six cantons (P, Q et R expliquées). Les séries P et Q reprennent surtout votre entreprise: identité, effectifs, personnes clés, références.
- Les textes à rédiger (R6 à R14): moyens et planning, organisation, compréhension du cahier des charges. Ce sont eux qui font la différence quand la qualité pèse lourd.
- Les pièces à joindre: attestations, CV, certificats, planning.
- Les signatures: dater, timbrer et signer chaque pièce qui le demande, parapher les conditions si c'est exigé.
Selon le canton, certaines pièces changent: attestation d'aptitude en Valais, annexe P2 à Genève (les particularités cantonales).
6. Les erreurs qui éliminent une offre
- Une pièce ou une annexe exigée manquante, ou non signée.
- Une attestation trop ancienne pour le canton.
- Un document de l'adjudicateur modifié, ou une série de prix incomplète.
- Une offre partielle, quand le lot doit être offert en entier.
- Une offre arrivée après l'heure: elle n'est pas ouverte.
Relisez-les un par un juste avant de fermer l'enveloppe.
7. Déposer l'offre
Suivez exactement la forme demandée: nombre d'exemplaires, copie identique sur clé USB si elle est exigée, mention à écrire sur l'enveloppe, dépôt sur simap ou envoi postal. Vérifiez si le cachet postal fait foi ou si l'offre doit être arrivée à l'heure dite: dans le doute, envoyez en recommandé quelques jours avant et gardez le récépissé.
8. Après le dépôt
Les offres sont ouvertes, vérifiées, puis notées. L'adjudication est publiée sur simap avec le nom de l'entreprise retenue et le prix. Vous avez 20 jours pour recourir (le recours); avant cela, demandez un débriefing: l'adjudicateur doit motiver sa décision. Gagné ou perdu, comparez votre prix au prix retenu: c'est la meilleure préparation pour la prochaine offre.
Gagner du temps à chaque offre
La plupart des pièces reprennent les mêmes informations d'une offre à l'autre. Tenir un dossier d'entreprise à jour (identité, effectifs, attestations datées, références, personnes clés avec leur CV) divise le travail. Soumissionner.ch lit le dossier d'appel d'offres pour vous, remplit les annexes du Guide romand avec votre dossier et vous guide pièce par pièce jusqu'au dépôt (comment ça marche).