- AdjudicateurHOCH Health Ostschweiz, Departement IT
- Lieu d'exécutionSaint-Gall, St.Gallen
- Publié le04.08.2026
- Remise des offres25.09.2026, 09 h 00
- Délai pour les questions13.08.2026
- Code CPV72000000 · Services de technologies de l'information, conseil, développement de logiciels, internet et appui
- DocumentsDossier téléchargeable sur simap (compte gratuit)
Description du marché
Situation initiale La planification du personnel se situe aujourd’hui de plus en plus dans un champ de tensions entre les exigences opérationnelles, les besoins individuels des collaboratrices et collaborateurs en matière d’équilibre entre vie professionnelle et vie privée, ainsi qu’une culture du travail en mutation. Des évolutions telles que le New Work, la collaboration interprofessionnelle et une participation accrue du personnel à la planification des services gagnent en importance et imposent de nouvelles exigences à la planification. Une planification du personnel transparente, équilibrée et automatisée favorise non seulement la satisfaction des collaboratrices et collaborateurs, mais a également des effets positifs sur la qualité de la prise en charge. Tout cela contribue en même temps à renforcer l’attractivité de l’employeur et la fidélisation du personnel, en particulier du personnel soignant dans le cœur de métier. Ces tendances exigent un environnement de planification qui associe efficacité et participation, pilote les ressources de manière optimale et soutient une culture de planification cohérente et orientée vers les collaboratrices et collaborateurs. La forme actuelle de planification du personnel (PEP), ainsi que l’implémentation actuelle de la solution PEP « Polypoint », ne soutiennent pas les changements organisationnels et techniques nécessaires à cet effet. Polypoint est également utilisé dans le domaine de la gestion du temps. Dans ce contexte, le projet PEP4US doit permettre de créer une nouvelle solution conviviale, orientée utilisateur et pérenne, intégrant les dimensions techniques, organisationnelles et culturelles, tant pour la planification du personnel que pour la gestion du temps. L’objectif est de renforcer la planification du personnel en tant qu’élément stratégique du développement de l’entreprise et d’apporter une contribution essentielle à la mise en œuvre des mesures stratégiques « New Work dans le cœur de métier » et « Gestion stratégique des ressources ». En outre, le projet est étroitement lié aux axes stratégiques de numérisation de HOCH, afin d’exploiter les synergies, de contribuer à l’efficacité des processus dans le cœur de métier et de faire progresser la transformation de manière globale. Une description détaillée de la situation actuelle figure dans le cahier des charges LH01, chapitre 2. L’appel d’offres vise à identifier le produit le mieux adapté aux besoins actuels et futurs de HOCH Health Ostschweiz, ainsi que des autres clients du Département IT DIT, de même qu’une partenaire fiable et expérimentée pour l’introduction et le suivi de la future solution. Description de l’image cible L’objet de l’acquisition comprend l’introduction et l’exploitation d’une solution centrale, intégrée, performante, ainsi que pérenne sur les plans organisationnel et technologique, pour la planification du personnel et la gestion du temps chez HOCH Health Ostschweiz et ses filiales, soit environ 9 700 collaboratrices et collaborateurs, plusieurs types de salaire et modèles de temps de travail, ainsi que de nombreuses feuilles de planification et services. La solution doit permettre une planification du personnel interorganisationnelle, standardisée, automatisée et participative. Les solutions isolées existantes présentant des chevauchements fonctionnels seront remplacées, tandis que le paysage actuel des interfaces et intégrations sera maintenu. Planification du personnel, participation, qualifications/compétences À l’avenir, la planification devra être réalisée avec l’appui du système et être largement automatisée. La solution doit générer des propositions de plans de service, tenir compte des disponibilités, des qualifications et des prescriptions légales, et soutenir efficacement en particulier la planification du personnel volant. Une base de données uniforme et une logique de planification cohérente dans toutes les unités organisationnelles doivent être garanties. Les collaboratrices et collaborateurs doivent pouvoir saisir et consulter leurs disponibilités, leurs souhaits de service et leurs absences au moyen d’interfaces intuitives et basées sur les rôles. Les propositions automatisées de plans de service doivent tenir compte des données relatives aux besoins, des qualifications et des exigences opérationnelles. Cela permet de réduire les charges manuelles, de standardiser les processus de planification et de renforcer la transparence, l’équité et l’attractivité de l’employeur. La solution doit permettre des processus de planification transparents et équitables. Les collaboratrices et collaborateurs doivent pouvoir comprendre comment les affectations sont établies et comment leurs souhaits ainsi que les conditions-cadres sont pris en compte. En outre, la solution doit soutenir des processus de planification harmonisés, avec une saisie standardisée des qualifications, expériences et préférences d’affectation. Cela crée la base d’une planification du personnel adaptée aux besoins, équitable et transparente. Gestion du personnel volant / gestion des pools La solution doit soutenir une gestion du personnel volant et des pools à l’échelle de l’hôpital, et permettre de piloter les affectations, les qualifications et les ressources au-delà des sites et des domaines spécialisés. Les fonctionnalités des outils de planification actuels doivent être intégrées, et la planification, la communication ainsi que le pilotage doivent être réunis dans une seule solution. Raccordement à l’IKM – gestion intégrale des capacités Le raccordement à l’IKM crée la base d’une coordination fondée sur les données entre la planification des besoins et la planification du personnel. La solution doit permettre le raccordement et l’utilisation active de la planification des besoins pour la planification des besoins en personnel, et ainsi soutenir le module du personnel dans l’IKM. Gestion du temps, saisie du temps de travail Les tâches de gestion du temps, y compris les prescriptions légales et autres réglementations, doivent être entièrement prises en charge. La saisie du temps de travail doit pouvoir s’effectuer par différents canaux, notamment via une application mobile ainsi que via les terminaux AZE existants, y compris les possibilités de correction définies pour les collaboratrices et collaborateurs. Engagements multiples La solution doit prendre entièrement en charge les engagements multiples et permettre une représentation transparente et consolidée. Cela est particulièrement nécessaire dans le contexte hospitalier, où une collaboratrice ou un collaborateur peut exercer plusieurs fonctions ou intervenir dans plusieurs domaines d’affectation. Reporting, analyses La solution doit offrir un accès basé sur les rôles aux données système et aux données de mouvement pertinentes. Outre des rapports standardisés, par exemple sur les comptes de temps ou les prescriptions légales, des analyses individuelles doivent être possibles pour les administrateurs RH, les administrateurs IT et les domaines spécialisés. Cela inclut des analyses des temps d’affectation, de la répartition des services et des absences. Le reporting et les analyses doivent améliorer la qualité de la planification et être disponibles, dans la mesure du possible, de manière intégrée dans la solution. Modèles d’exploitation, structure du système Tous les modèles d’exploitation sont admis, notamment on-premises, cloud, hybride, SaaS, etc. Les critères déterminants sont une performance élevée, la scalabilité et la capacité d’innovation. Les interfaces utilisateur doivent être modernes et conviviales ; les cas d’utilisation centraux doivent également être pris en charge de manière optimale sur smartphone. Capacité multi-mandants Il doit être possible d’utiliser le système pour d’autres filiales, c’est-à-dire d’autres personnes morales, ainsi que de l’exploiter pour d’autres organisations utilisatrices indépendantes telles que l’Ortsbürgergemeinde St.Gallen (OBG) et la Stiftung Blutspende SRK Ostschweiz (RBSZ). Interfaces et intégrations La solution doit pouvoir être intégrée dans le paysage existant des interfaces et intégrations. Les mécanismes d’intégration existants doivent pouvoir être développés davantage si nécessaire. La réutilisation des terminaux AZE existants est souhaitée. Si cela n’est pas possible, leur remplacement doit faire partie de l’offre. Introduction L’introduction de la nouvelle solution avec planification participative des services nécessite un accompagnement actif des changements organisationnels et culturels. L’accent est mis en particulier sur les quelque 6 400 collaboratrices et collaborateurs concernés par la planification des services ; l’introduction doit donc se faire par étapes. Synthèse de l’objet de l’acquisition • Solution PEP conformément au cahier des charges LH02, avec les fonctions principales suivantes : Planification du personnel, participationQualifications, compétencesGestion du personnel volant / gestion des poolsGestion du temps, saisie du temps de travailEngagements multiplesReporting, analyses• Interfaces et intégrations conformément au cahier des charges LH02, chapitre 9. • Pour les entités juridiques HOCH Health Ostschweiz et GK Geriatrische Klinik St.Gallen AG. Volumétries conformément au LH01, chapitre 2.2.3. • Tous les modèles d’exploitation peuvent être proposés, notamment on-premises, cloud, hybride, SaaS, etc. Différents modèles d’exploitation peuvent en outre être proposés au moyen d’offres séparées ; voir A001_Conditions d’appel d’offres, chapitre 3.6. • Pour les solutions on-premises ou hybrides, les coûts d’infrastructure doivent être intégrés conformément au LH01, chapitre 6.1. • Système de production ainsi qu’environnement de test séparé. • Licences nécessaires. • Coûts d’exploitation jusqu’au 31.12.2028, soit coûts de service et prestations d’exploitation, conformément au LH01, chapitre 5.2.1. • Coûts d’exploitation récurrents à partir du 01.01.2029. Les licences et redevances doivent être proposées de manière à être valables à partir du moment requis du point de vue de la soumissionnaire et à couvrir la durée jusqu’au 31.12.2033. • Prestations de projet, avec plafond de coûts, conformément au cahier des charges LH01, chapitre 5 : Concepts et spécification détaillée de la future solutionInstallation et configuration de la solutionInterfaces existantes et étendues conformément au LH02, chapitre 9Intégration des terminaux AZE existants ou remplacementIntroduction par étapes conformément au LH01, chapitre 5.3, y compris accompagnement actif et conception de la gestion du changement ; migrationsLa durée du contrat est de cinq ans, avec option de prolongation à deux reprises pour une durée de deux ans chacune. Il doit être possible d’utiliser le système pour d’autres filiales, c’est-à-dire d’autres personnes morales, ainsi que de l’exploiter pour d’autres organisations utilisatrices indépendantes, par exemple OBG et RBSZ.